Автор: Используйте вынужденные паузы, создавайте шаблоны и разгружайте мозг, чтобы успевать больше.
1. Закладывайте время на отдых
Новичкам в тайм‑менеджменте и перфекционистам хочется впихнуть в расписание побольше задач — так, чтобы не осталось ни минутки свободного времени. Звучит логично, но в таком подходе есть пара существенных недостатков. Во‑первых, никто не отменял форс‑мажоры. При плотном планировании достаточно малейшей проволочки, чтобы весь график безнадёжно сбился. А во‑вторых, отдых нужен, чтобы успевать больше и справляться с задачами лучше.
2. Используйте вынужденные паузы с пользой
Всегда берите с собой блокнот, планшет или книгу. Если придётся ждать — на почте, в парикмахерской, в банке или других местах, вы сможете прочесть десяток страниц, сделать заметки, ответить на рабочие письма.
3. Записывайте
Не полагайтесь на свою память — делайте заметки. Фиксируйте всё, что может вам пригодиться, в блокноте или смартфоне. Идеи, задачи, важные имена и контакты, полезные ссылки, интересные мысли. Впоследствии это сэкономит вам массу времени: не придётся долго выяснять, как называлась книга, которую вам советовали прочесть, или какая фамилия у нужного вам специалиста.
4. Создавайте шаблоны
На переписку офисный сотрудник тратит почти треть рабочего времени. Если вам часто задают одни и те же вопросы (о том, как разместить рекламу в вашем блоге, как записаться к вам на консультацию, как устроиться на работу в вашу компанию), подготовьте ответы заранее и высылайте их собеседникам. Или создайте раздел с часто задаваемыми вопросами на своей странице или сайте.
5. Будьте двузадачными
Но только если ни одно из ваших дел не требует глубокой концентрации. Пытаться одновременно слушать подкаст и отвечать на сообщения, скорее всего, не выйдет. Такая многозадачность только снижает продуктивность. Но бывают дела, которые не требуют полной вовлечённости и затрагивают разные процессы. Например, можно включить аудиокнигу, пока вы рукодельничаете, наводите порядок, гуляете или бегаете.
6. Читайте, а не просматривайте
Если есть хоть малейший шанс, что информация из письма, статьи или книги вам ещё пригодится, вникайте в текст, а не пробегайте его глазами по диагонали. Иначе потом придётся снова перечитывать и вы потратите больше времени, чем могли бы.
7. Разгружайте мозг
Если вы чувствуете, что ум перенасыщен планами, идеями, задачами, остановитесь и выпишите их все на бумагу. Когда вы всё зафиксируете, работать будет проще: вас перестанут отвлекать настойчивые мысли вроде «не забыть записать ребёнка к стоматологу». Дела старайтесь формулировать как можно короче и сразу делите большие задачи на этапы — так они не будут пугающими и вы с большей вероятностью их выполните.
8. Откажитесь от ненужных подписок
Какие‑то рассылки вам уже не интересны, на какие‑то вы подписались по ошибке. В итоге сотни ненужных электронных писем отвлекают вас уведомлениями и мешают найти нужную информацию. Чтобы отписаться от всех ненужных рассылок разом, можно воспользоваться сервисом Unroll.me. Там же есть функция Rollup: с помощью неё важные рассылки можно собрать в один дайджест, который будет приходить в ящик раз в неделю.
Unroll.Me — Email CleanupUnroll.MeЦена: Бесплатно
Загрузить
Цена: Бесплатно
9. Установите для себя правила
Неопределённость и обилие вариантов заставляют вас тратить время на принятие решений. Придумайте установки, которые сузят выбор и сделают ситуацию понятнее. Например, если составить меню на неделю, сразу станет ясно, что нужно купить в магазине, и не придётся каждый раз думать, что приготовить на обед.
10. Объединяйте мелкие дела
Вы наверняка слышали о правиле двух минут: если дело занимает минимум времени, выполнить его нужно сразу. Идея хорошая, но, если мелких задач много, вы целый день будете отвлекаться то на одно, то на другое. А чтобы втянуться в работу после отвлечения, человеку требуется около 23 минут.
Так что можно выделять полчаса‑час каждый день, чтобы скопом выполнять мелкие задачи. Или выберите один день в месяц, чтобы полностью посвятить его рутинным делам, на которые обычно не хочется отвлекаться: все эти оплаты счетов, оформление документов в МФЦ, походы в химчистку. Кстати, если МФЦ и химчистка расположены рядом, быстрее и проще сразу сходить и туда и туда.
