Автор: Эффективно контролировать любые входящие сообщения и рационально расходовать время помогут несколько простых способов.
Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.
В чём заключается теория гидранта
Основатель корпорации Lotus Митч Капор как‑то заметил, что получать информацию из интернета — всё равно что пить из пожарного гидранта. Специалист в области онлайн‑коммуникации Мэттью Лори подхватил эту мысль и назвал гидрантом непрерывный поток сообщений, уведомлений и других данных, которые мы получаем из разных источников 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Гидрант — это не просто информация, а настоящая фабрика новых задач. Среди них есть самые разные: очевидные, например электронное письмо с заданиями от начальника, и менее явные, например профессиональная статья, которую было бы полезно прочитать.
Гидранту абсолютно наплевать на наши внутренние ритмы. Пока мы спим, он только наполняется. С утра мы смотрим в телефон — и тонем в потоке писем и уведомлений. Задачи, которых ещё вчера не было в плане, теперь «горят» и требуют нашего немедленного внимания.
Важно понимать, что это непрерывный поток информации, который невозможно охватить полностью. Его источником служат не только электронная почта или социальные сети, но также самые разные приложения, личные и рабочие календари, веб‑сайты, встречи с близкими и даже наша собственная голова. Нам всё время приходится обрабатывать сообщения и решать, что с ними делать: реагировать мгновенно, применить в работе, сохранить для последующего использования, поделиться или удалить.
Для контроля гидранта можно попробовать одну из двух техник: изменить собственное поведение или применить технологии. Но возможен и третий вариант — применить технологии, чтобы изменить своё отношение и взаимодействие с информацией.
Какие методы помогают контролировать гидрант
1. Структурировать рутину
Эта техника позволяет организовать каждый день так, чтобы синхронизировать время работы и время, когда наш мозг способен сосредоточиться лучше всего. Проследите за своей работоспособностью и выясните, когда вы наиболее продуктивны, а когда, наоборот, теряете эффективность.
Скажем, ваш пик продуктивности приходится на утро. Выделите 2–3 часа в этот период, чтобы поработать над самой главной задачей дня, ни на что не отвлекаясь. Согласно исследованиям, если сотрудника отвлекают или он отвлекается сам хотя бы раз в три минуты, ему необходимо в среднем 23 минуты, чтобы снова погрузиться в дела.
Убедитесь, что выбрали самую сложную и важную задачу. В течение дня обязательно возникнут непредвиденные обстоятельства или дополнительные встречи, из‑за которых дела первостепенной важности так и останутся невыполненными.
Как правило, спустя 60–90 минут интенсивного труда концентрация снижается. Если вы чувствуете, что устаёте через определённые интервалы, — делите период работы над главной задачей на две части, делайте перерыв и вставайте из‑за стола. Последнее обязательно — исследования подтверждают, что сидячий образ жизни приводит к проблемам с сердцем, плохой осанке, риску развития некоторых видов рака и не только.
Весь день также можно разделить на две части. Например, проводить встречи или созвоны сразу после обеда, а оставшееся время посвятить задачам, связанным с менеджментом и планированием работы. Проверять входящие сообщения и почту при этом можно всего дважды — утром и днём, чтобы не отвлекаться от дел.
2. Изучить — Переместить в очередь или запас — Поделиться
Этот метод помогает разделить бессистемный поток из «гидранта» на три категории: удобный список задач; личную библиотеку полезных материалов; источники информации, которой стоит поделиться с коллегами или друзьями. Заниматься таким распределением можно как утром, так и вечером.
Изучить
Первый шаг подразумевает анализ всей поступающей информации. К ней относится всё, что угодно, от рабочих и личных писем до уведомлений из приложений и сайтов. Здесь важно понимать, что большинство из этого не требует незамедлительного ответа.
Открывать каждое сообщение и отвечать на него не слишком эффективно. Чтобы не терять концентрацию, лучше сосредоточиться на чём‑то одном — например, только просматривать входящие. Если вы можете «просканировать» их быстрее чем за две минуты, сделайте это. Если нет, добавьте в список задач, к которым нужно вернуться позднее.
Анализируйте поток входящих два раза в день. Когда делаете это утром, задавайте себе вопрос, насколько каждое сообщение срочное. Так у вас получится не тратить драгоценное время, которое хотелось бы посвятить самой важной задаче дня.
Переместить в очередь или запас
На следующем этапе несрочные входящие, выполнение которых займёт больше двух минут, можно разделить по двум направлениям.
Первое — то, что нужно прочитать, например онлайн‑ресурсы, которые вы хотите изучить и обдумать. Сохраняйте их в избранном в браузере или в приложениях наподобие Instapaper, Pocket и аналогичных. Из этих запасов формируется личная библиотека полезных материалов.
Второе — то, что нужно сделать. Переносите дела в бумажный ежедневник или электронный планировщик, например Any.do или Todoist.
Поделиться
Последний шаг — опубликовать ссылки на понравившиеся материалы в своих личных аккаунтах или переслать в рабочие чаты, если вы уверены, что они будут интересны и полезны коллегам.
3. Доводить начатое до конца
Это касается всех задач, которыми вы занимаетесь. И здесь пригодится проверенная система продуктивности для управления списком задач и собственным временем. Например, популярная Getting Things Done или любая другая, удобная и привычная лично вам.
Источник статьи: Manage the Firehose or it will manage youНад текстом работали: Лиза Захарова, Лера Мерзлякова
